Organización de Congresos Todo para Realizar su Evento

¿Qué es una agencia de Congresos?

Una agencia de congresos es una empresa especializada en el Diseño, Planificación, Gestión Integral y organización de Congresos, Simposium, Jornadas y Convenciones.

CONCORD nace hace casi dos décadas como respuesta a la creciente demanda que ha venido exigiendo en los últimos años la organización de congresos, cuyo proceso constante de expansión nos ha llevado a desarrollar proyectos.

Concord Congresos presentará todos los congresos que ha realizado como los que van a haber en diferentes latitudes del planeta

A qué se dedica una agencia de congresos

Dedicada y especializada en Organización de Congresos y Gestión Integral de palacios de congresos, CONCORD forma parte de un Grupo Empresarial de sólida implantación y con áreas de negocio muy diversas, funcionando de forma multidisciplinar y líderes cada una en sus respectivos sectores (organización de eventos, formación, restaurantes, catering y actividades complementarias) y con un equipo humano muy superior a las cien personas.

Todo un equipo de trabajo para garantizar el éxito en la logística de congresos

CONCORD cuenta con un equipo propio perfectamente cualificado, que ha sido meticulosamente seleccionado y entrenado con el fin de poder ofrecer en todo momento un servicio excelente en la organización de congresos.

Asimismo, contamos con un equipo de proveedores muy profesional y con amplia experiencia en la organización de eventos de diversa envergadura.

Dispone, igualmente, de los recursos técnicos más avanzados para la organización de congresos y gestión de dichas actividades.

Nos especializamos en la organización de congresos

Nuestra empresa apuesta claramente por la especialización y la formación continua, asistiendo a todas las Ferias y Congresos del sector.
Estamos al día de nuevas técnicas de organización de congresos, además de mantener contactos con los profesionales más destacados del sector de Congresos, Convenciones e Incentivos.

Qué es un congreso

Un congreso es generalmente una concentración de personas con un elevado profesionalismo e inquietudes comunes que se planea con al menos un año o más de anticipación y que suele ser de periodicidad recurrente.

Esto se debe al hecho de que a organizar congresos se tienen como finalidad reunir, año tras año o cada dos años, al mayor número de profesionales en una misma especialidad.

Cada año se debe exponer, analizar y argumentar nuevos conocimientos o evoluciones que fortalezcan el área de conocimiento.

Tipos de congresos

Para clasificar los tipos de congresos es como querer definir exactamente los tipos de eventos.

A continuación vamos a describir los tipos de congresos más relevantes, de los que pueden surgir otras clasificaciones.

Sin duda pueden tener un mismo origen, o al menos algunas semejanzas para la organización del congreso.

Los congresos, al ser tan amplios, incluyen

Ponencias
Seminarios
Simposios
Mesas redondas

Los diferentes tipos de congresos facilitan el debate entre especialistas de diferentes temáticas.

Por ejemplo, un tipo de congreso que apareció luego de la espantosa enfermedad de S.I.D.A.. (A.I.D.S.).
Se realizaron congresos extraordinarios para valorar esta nueva enfermedad, y varios de ellos se han transformado después en congresos de carácter ordinario o periódico.

Tipos de congresos por contenido o tema elegido

Si seguimos el desarrollo del contenido de los congresos, podemos definir diferentes modelos:

Congresos Médicos: Congresos que traten todo tipo de adelantos o noticias en el campo de la ciencia médica. Puede que también dispongan de un programa académico.
Congresos Académicos: Congresos que tratan sobre diferentes ámbitos del mundo de la educación (científico, social, etc.).
Congresos Culturales: Congresos que suelen tratar temas relacionados con el universo de la cultura y la literatura. Pueden ser de temática cultural actual o histórica.
Congresos Artísticos: Podrán ser incorporados a los congresos culturales, congresos que tratarán temáticas de las diversas especialidades del sector de las artes y las letras.
Congresos Tecnológicos: De manera genérica, abordan los adelantos y noticias que se suceden en los sectores de la tecnología, en alguna de sus especializaciones: medicina, informática, ingeniería, etcétera.

Gestión y organización de eventos.

Organización de Eventos

La destacable trayectoria que ha vivido el sector de la gestión de eventos en los pasados años ha provocado que el grado de exigencia en este sentido se incremente de forma considerable.

Ya no es suficiente organizarse una pequeña sesión en una salita, ahora se trata de impactar y asombrar a través de novedosas propuestas.

Un ejemplo de este rápido avance es la implementación de apps en la gestión de eventos.

El 67% de los organizadores de eventos usan aplicaciones en sus eventos, de acuerdo con un informe de Double Dutch.

Sin embargo, no todo es un avance en el área de la gestión y organización de eventos, ya que las bases para el triunfo del evento son las mismas.

Definitivamente, trazar bien los objetivos, una correcta realización, un poco de originalidad y una adecuada medición de los objetivos es la perfecta unión para que un evento sea todo un suceso.

Fases de la gestión y organización de eventos

Al igual que en cualquier ámbito, la organización de eventos, como convenciones e incentivos, necesita un procedimiento de planeamiento y realización que consta de una serie de pasos:

1. Elabore una estrategia: Lo primero que hay que realizar es la definición de los objetivos y el desarrollo de una guía que le sirva de guía a lo largo de todo el proyecto.

En esta etapa deberás definir qué deseas conseguir con el evento, cómo va a ser, qué medios tienes y a quien va dirigido.

Sin estos elementos es impensable la ejecución de un evento efectivo, ni la posterior valoración de la realización de los objetivos.

2. Producción En la segunda etapa es importante comenzar a preparar todo lo que se necesita para comenzar el evento.

Búsqueda de proveedores, encontrar un lugar, hacer una lista de invitados, reunir a los oradores, encontrar sponsors, determinar el programa y comenzar a mover la comunicación del evento.

Es decir, todas las acciones previas son para disponer de todos los recursos suficientes para la realización de la celebración.

3. Comenzando, es el instante de la verdad, la ejecución del evento.
El tiempo en el que todo lo planeado durante meses se pondrá en marcha y en el que todo tiene que ser grabado para que el evento se desarrolle con éxito.

En el transcurso del evento será necesario ocuparse de los asistentes, que son los que van a dar el fallo final, y del equipo del evento, que son los que lo pondrán en funcionamiento lo planeado y los que se pondrán al pie del cañón a lo largo de todo el evento.

4. Evaluación Es el momento de evaluar los logros y sobre el escenario aparece el conocido ROI (Return on Investment).
¿Se han alcanzado los objetivos fijados, se ha cumplido la cuota de participación, las ponencias han sido interesantes, los asistentes han podido hacer contactos?

Si la respuesta a estas preguntas es positiva, el evento ha sido un acierto; de lo contrario, será preciso analizar dónde ha faltado y perfeccionarlo para la siguiente ocasión.

La organización de congresos y su protocolo

La organización de un congreso exige una gran profesionalidad cuando se quiere que todo salga bien.

Hay que prever todo lo que puede suceder. Angel Cid, en el programa de TV Melilla «Protocolo hoy» nos explica de un forma muy completa todo lo que rodea a la organización de un congreso.